ASSISTANT(E) DU PÔLE EMPLOI COMPÉTENCES

ASSISTANT(E) DU PÔLE EMPLOI COMPÉTENCES

Assistance administrative de la formation :

• Inscription des agents en formation sur la plateforme CNFPT, en lien avec le chargé de formation
• Gestion de la boîte mail utilisée pour toute correspondance liée à la formation : transmission de la convocation à l’agent et au n+1 ; impression des attestations et enregistrement dans le tableau des formations avant classement dans les dossiers individuels
• Suivi des formations organisées en intra : information des agents et proposition d’outils d’inscription en ligne ; recueil des candidatures ; appui logistique
• Mise à jour des tableaux de suivi de l’activité de formation, en lien avec le chargé de projets et le chargé de formation
• Participation au projet de dématérialisation de la formation par la saisie des données

Gestion des demandes de stages écoles :

• Recueil et enregistrement des demandes de stages non gratifiés en tant que référent unique sur ce dossier
• Gestion administrative des demandes de stage et suivi des tableaux de bord afférents
• Traitement des demandes spontanées de stage

Assistanat du pôle :

• Accueil physique et téléphonique du pôle
• Polyvalence sur l’activité du pôle en cas de besoin : soutien à la gestion administrative du recrutement, rédaction de courriers ou d’attestations, photocopies, etc.
• Gestion des réservations des salles de formation

Assistanat en polyvalence pour la DRH :

En l’absence de l’assistante de la DRH et en alternance avec l’assistant du pôle carrière paie, assurer les missions d’assistanat DRH : accueil physique et téléphonique, traitement du courrier arrivée et départ, circulation des parapheurs, rédaction de courriers, photocopies, etc.

Ces missions peuvent évoluées en fonction de la réorganisation du pôle.

Niveau de formation souhaité :

Bac + 2 assistant de direction /assistant de gestion

Compétences attendues :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), usage d’un progiciel GRH (CIRIL), aisance avec les outils numériques

Techniques d’assistanat : classement, organisation, présentation de documents, tenue de tableaux de bord, accueil physique et téléphonique

Aptitude à la rédaction administrative

Qualités requises :

• Rigueur et qualité d’organisation indispensables.
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
• Sens du service.
• Capacité à nouer un relationnel approprié avec des publics variés.
• Capacité d’adaptation.
• Capacité à gérer des tâches multiples et à les prioriser au quotidien.
• Sens du travail en équipe.
• Dynamique et autonome.
• Intérêt pour les ressources humaines et le service public territorial.

Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser :

Par courrier à Monsieur le Président d’Est Ensemble –

EPT, 100 avenue Gaston Roussel 93232 Romainville Cedex

Par mail : [email protected]