OFFRE D'EMPLOI RESPONSABLE ADMINISTRATIF POUR L'INSTITUT DE FORMATION DE LA FEDERATION FRANCAISE D'ESCRIME

EMPLOI RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE L’IFFE

L'IFFE est l'organisme de formation de la Fédération Française d’Escrime, basé à Bagnolet

Le poste est proposé en CDI après une période d’essai de deux mois éventuellement renouvelable une fois. Il comprend une partie secrétariat formation et une partie secrétariat général.

Missions :

1/ Secrétariat formation :

Gestion des candidatures et des inscriptions :

• renseignements aux candidats potentiels,
• préparation et suivi des dossiers administratifs et de formation
• réception des dossiers, des frais d’inscription,
• pré-inscription et inscription des candidats,
• facturation des formations, suivi des règlements.

Administration et logistique des formations :

• préparation des documents pour les formations (livret d’accueil, mise en forme et diffusion des documents pédagogiques,…),
• réservation des hébergements des stages,
• gestion et planning des salles de formation,
• convocation des stagiaires,
• organisation logistique des formations (déplacements, matériel etc…),
• gestion du stock de matériel pédagogique,
• production des attestations de fin de stage,
• organisation logistique des certifications et suivi des résultats (convocation des jurys)
• transmission des informations et résultats aux services de l’état,
• suivi des notes de frais et des remboursements des personnels intervenants
• préparation des bilans pédagogiques.

2/ Secrétariat général :

• accueil physique, téléphonique et électronique,
• réception et traitement du courrier,
• rédaction de lettres type et classement de documents,
• transmission d’informations sur l'IFFE, mise à jour des informations sur le site internet,
• compte rendu de réunions,
• saisie comptable,
• divers : relecture, envoi de fax, photocopies, prises de renseignements et courses diverses (transporteur, La Poste, fournisseurs, etc…).

Profil recherché :

• Qualités relationnelles indispensables : sens de l’accueil, disponibilité, capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois et des demandes diverses
• Capacités rédactionnelles.
• Formation : Bac +2 de type DUT Gestion des Entreprises et des Administrations de préférence.
• Expérience : Au moins un an d’expérience professionnelle
• Informatique : Maîtrise générale du pack Office, très bonne maîtrise de Word et Excel, bonne connaissance des technologies de l’information et de la communication, capacité à prendre en main le logiciel de gestion administrative de l’IFFE

Modalités d’embauche :

Poste basé à Bagnolet,

Temps plein 37,5 h par semaine du lundi au vendredi de 9h à 13h et de 14h à 17h30 (sauf vendredi 17h).

Catégorie du poste : Technicien du groupe 3, Rémunération selon grille de la CCNS

Pour postuler :

Contact : Jean-Pierre PHILIPPON

[email protected]

07 77 46 14 40

Fiche de poste joint ci dessous